Phần mềm có thay thế hệ thống quản lý văn bản đang dùng không?

Không. Phần mềm kết nối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành hiện có qua API hoặc kết nối cơ sở dữ liệu được cấp quyền, bổ sung phần đọc hiểu và đề xuất. Đơn vị không phải bỏ hệ thống đang chạy.

Nếu AI phân loại sai thì sao?

Kết quả phân loại là đề xuất, cán bộ xác nhận trước khi chuyển. Khi cán bộ sửa lại, hệ thống ghi nhận để cải thiện quy tắc phân loại cho những văn bản sau.

Văn bản mật có xử lý được không?

Toàn bộ xử lý diễn ra trên máy chủ đặt tại đơn vị, không gửi ra ngoài. Việc tài liệu ở mức độ mật nào được đưa vào hệ thống là do quy chế của đơn vị quyết định, và hệ thống hỗ trợ phân quyền theo mức độ nhạy cảm.

Thành phần 01

Quản lý văn bản thông minh

Văn bản đến được đọc, bóc tách thông tin và đề xuất luồng xử lý trong vài giây, thay vì chờ cán bộ văn thư đọc hết rồi mới chuyển.

Đặt lịch demo Thuộc nền tảng: Trợ lý AI cho cơ quan nhà nước

Rút ngắn thời gian từ lúc nhận đến lúc chuyển
Việc bóc tách thông tin và đề xuất đơn vị xử lý diễn ra tự động, cán bộ chỉ xác nhận.
Không bỏ sót thời hạn
Hệ thống tự nhận diện các mốc thời hạn nêu trong văn bản và đưa lên thành thông tin cần lưu ý.
Phân loại nhất quán
Cùng một quy tắc áp dụng cho mọi văn bản, không phụ thuộc vào người đang trực.

Điều gì đang xảy ra ở khâu văn thư

Số lượng văn bản đến ngày càng lớn, trong khi việc đọc, phân loại và chuyển xử lý vẫn phụ thuộc vào một vài cán bộ văn thư. Nhiều văn bản dài, liên quan nhiều lĩnh vực và nhiều đơn vị phối hợp.

Văn bản dài, phải đọc hết mới biết thuộc lĩnh vực nào và giao cho ai
Thời hạn xử lý nằm rải rác trong nội dung, dễ bỏ sót
Cùng một loại văn bản nhưng mỗi người phân loại một kiểu
Khi cán bộ văn thư nghỉ, cả luồng xử lý chậm lại

Sau khi triển khai thì khác thế nào

Văn bản vừa vào hệ thống đã có sẵn phiếu thông tin: số ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày ban hành, người ký, trích yếu, lĩnh vực, đơn vị được đề xuất chủ trì, và những mốc thời hạn cần lưu ý. Cán bộ văn thư chuyển từ vai trò "đọc và nhập liệu" sang vai trò "kiểm tra và xác nhận" — nhanh hơn nhiều, và ít sót hơn.

Giá trị mang lại

Giảm thời gian đọc, nhận diện, phân loại và chuyển xử lý văn bản tại cơ quan, đơn vị.

Dữ liệu đầu vào

Văn bản điện tử
File Word, PDF
Tài liệu dạng scan
Văn bản chuyển từ hệ thống quản lý văn bản đang dùng
Tài liệu đính kèm theo văn bản

Chức năng chính

Nhận diện số và ký hiệu văn bản
Nhận diện cơ quan ban hành
Nhận diện ngày ban hành, người ký và trích yếu nội dung
Xác định lĩnh vực nội dung của văn bản
Gắn nhãn văn bản theo lĩnh vực và loại hình
Đề xuất đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý
Đề xuất mức độ ưu tiên và thời hạn cần lưu ý

Quy trình xử lý

1Tiếp nhận văn bản
2Đọc và nhận diện nội dung
3Trích xuất các thông tin chính
4Phân loại theo lĩnh vực
5Đề xuất luồng xử lý
6Cán bộ kiểm tra và xác nhận
7Chuyển văn bản đến đơn vị liên quan

Kết quả đầu ra

Phiếu thông tin văn bản
Nhãn lĩnh vực của văn bản
Đề xuất đơn vị xử lý
Danh sách thông tin cần kiểm tra thêm
Nhật ký xử lý văn bản

Nguyên tắc kiểm soát

AI chỉ đưa ra đề xuất xử lý. Cán bộ có thẩm quyền là người xác nhận luồng xử lý chính thức đối với từng văn bản.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm có thay thế hệ thống quản lý văn bản đang dùng không?: Không. Phần mềm kết nối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành hiện có qua API hoặc kết nối cơ sở dữ liệu được cấp quyền, bổ sung phần đọc hiểu và đề xuất. Đơn vị không phải bỏ hệ thống đang chạy.
Nếu AI phân loại sai thì sao?: Kết quả phân loại là đề xuất, cán bộ xác nhận trước khi chuyển. Khi cán bộ sửa lại, hệ thống ghi nhận để cải thiện quy tắc phân loại cho những văn bản sau.
Văn bản mật có xử lý được không?: Toàn bộ xử lý diễn ra trên máy chủ đặt tại đơn vị, không gửi ra ngoài. Việc tài liệu ở mức độ mật nào được đưa vào hệ thống là do quy chế của đơn vị quyết định, và hệ thống hỗ trợ phân quyền theo mức độ nhạy cảm.

Thuộc nền tảng Trợ lý AI cho cơ quan nhà nước

Xem thử trên chính tài liệu của đơn vị bạn

Nghe mô tả thì giải pháp nào cũng hay. Cách duy nhất để biết có dùng được không là chạy thử trên văn bản, biểu mẫu và quy trình thật của đơn vị. Chúng tôi nhận làm buổi demo như vậy.

Đặt lịch demo Gọi 0904 615 528

Buổi demo không mất phí và không ràng buộc. Nếu sau buổi demo bạn thấy chưa phù hợp, chúng tôi nói thẳng.

Quản lý văn bản thông minh

Rút ngắn thời gian từ lúc nhận đến lúc chuyển

Không bỏ sót thời hạn

Phân loại nhất quán